مما يتكون الخطاب الرسمي؟ وكيف تكتبه وتنسقه باحترافية؟
عند كتابة خطاب رسمي، هناك العديد من الأمور المتفق عليها والتي يجب اتباعها. أنت أيضًا يجب أن تبذل جهدًا في الكتابة ببساطة ووضوح قدر الإمكان، وللحفاظ على الحد الأدنى من الحروف أيضاً تذكر تجنب استخدام اللغة العامية.
هيكل كل من الرسائل الرسمية وغير الرسمية هو نفسه. ويجب تضمين التحية المناسبة في الرسالة الجيدة
- مقدمة توضح سبب كتابتك بوضوح.
- الجسم الرئيسي للخطاب الذي تم طرح الموضوع فيه. لكل نقطة رئيسية، ابدأ فقرة جديدة.
- فقرة ختامية تلخص فيها الموضوع أو تعبر عن رغبتك في العمل.
- تفضلوا بقبول فائق الاحترام، + الاسم الأول، المخلص لك، المخلص، + الاسم الكامل) هو الختام المناسب.
- 1-في أعلى الجانب الأيسر من الصفحة، اكتب عنوان المرسل ورقم هاتفه. إذا كنت تمثل شركة، فقم بتضمين عنوان الشركة. اكتب عنوانك إذا كنت المرسل. في السطر الثاني، اكتب عنوان شارعك. في السطر أدناه، اكتب مدينتك وولايتك ورمزك البريدي. قم بتضمين رقم هاتفك بجانب عنوانك.
- 2-مباشرة تحت عنوان المرسل، اكتب التاريخ. يجب أن يكون سطرًا واحدًا أسفل عنوان المرسل. التاريخ مهم لسببين: سيمنح الشخص أو المنظمة إطارًا زمنيًا للعمل معه إذا كنت تحاول حملهم على إكمال مهمة في الوقت المحدد، وسيكون ذلك ضروريًا للغاية إذا كنت بحاجة إلى حفظ نسخة من الخطاب لأسباب قانونية أو للأجيال القادمة.
- 3-سطر واحد أسفل التاريخ، اكتب اسم المستلم. قم بتضمين عنوانه أو عنوانها في الجملة (السيد، السيدة، الآنسة، د.الخ). يجب أن يتبع اسم المستلم المسمى الوظيفي الخاص به. اكتب اسم الشركة تحت الاسم. اكتب عنوان شارع المستلم سطرًا واحدًا أسفل ذلك. اكتب مدينة المستلم وولايته ورمزه البريدي في السطر التالي. قم ببعض البحث أو اتصل بالشركة لمعرفة عنوان المستلم إذا كنت لا تعرف. استخدم تفضيل المرأة كلما أمكن ذلك (السيدة، الآنسة أو د.) استخدم الآنسة إذا كنت لا تعرف ما تفضله المرأة.
- 4-قم بتحية الشخص الذي تكتب إليه. ꞌسيدي العزيز / سيدتيꞌ أو إذا كنت تعرف اسم الشخص، فتوجه إليه مباشرة؛ تأكد من مخاطبته رسميًا باستخدام ꞌالقسꞌ أو ꞌالدكتورꞌ أو ꞌالسيدꞌ أو ꞌالسيدةꞌ. وقم بتضمين الاسم الكامل إذا كنت تعرف ذلك. أضف خطًا بين التحية والحرف ونقطتان بعده.
- 5-قم بإنشاء جسم الرسالة. يجب ألا يزيد نص الرسالة عن ثلاث فقرات. لا تكون مختصراً بما يكفي إذا كنت لا تستطيع أن تقوله في ثلاث فقرات أو أقل. داخل النص، يجب أن تكون كل فقرة متباعدة وموجهة إلى اليسار. تكلم في غرض الخطاب مباشرةً. اكتب تحية ودية في الفقرة الأولى، ثم حدد هدف الرسالة. إذا أمكن، استخدم الأمثلة الواردة في الفقرة الثانية للتأكيد على وجهة نظرك أو التأكيد عليها. تُفضل الأمثلة الواقعية دائمًا على الأمثلة النظرية. في الفقرة الأخيرة، لخص بإيجاز هدفك للكتابة وقدم بعض الاقتراحات لكيفية المضي قدمًا.
- 6-استخدم التحية المناسبة في نهاية رسالتك. إذا أمكن، اترك مساحة بين التحية واسمك المطبوع للتوقيع. ꞌمع خالص التقديرꞌ و ꞌالأفضلꞌ و ꞌالمخلص لكꞌ كلها عبارات مناسبة. اصنع مساحة توقيع تحت اسمك المطبوع. إذا كان ذلك ممكنًا، فقم بتضمين المسمى الوظيفي الخاص بك أسفل توقيعك في نهاية الخطاب.
- 7-دقق الخطاب الذي كتبته. تحقق من هجاء الأسماء والعناوين والتفاصيل الأخرى. تأكد من أن كتابتك سهلة القراءة والفهم. صحح أي أخطاء نحوية.
بعد الانتهاء من كتابة رسالتك الرسمية، راجعها مرة أخرى للتأكد من أنك غطيت جميع نقاطك بدقة. لو أتممت ذلك فحان الوقت لإرسالها إلى المستلم المقصود.
مما يتكون الخطاب الرسمي؟ وكيف تكتبه وتنسقه باحترافية؟
مما يتكون الخطاب الرسمي؟ وكيف تكتبه وتنسقه باحترافية؟
عند كتابة الخطاب الرسمي، هناك العديد من الأمور المتفق عليها والتي يجب علبك اتباعها. أنت أيضًا يجب أن تبذل جهدًا في الكتابة ببساطة ووضوح قدر الإمكان.
عند كتابة خطاب رسمي، هناك العديد من الأمور المتفق عليها والتي يجب اتباعها. أنت أيضًا يجب أن تبذل جهدًا في الكتابة ببساطة ووضوح قدر الإمكان، وللحفاظ على الحد الأدنى من الحروف أيضاً تذكر تجنب استخدام اللغة العامية. هيكل كل من الرسائل الرسمية وغير الرسمية هو نفسه. ويجب تضمين التحية المناسبة في الرسالة الجيدة مقدمة توضح سبب كتابتك بوضوح.الجسم الرئيسي للخطاب الذي تم طرح الموضوع فيه. لكل نقطة رئيسية، ابدأ فقرة جديدة.فقرة ختامية تلخص فيها الموضوع أو تعبر عن رغبتك في العمل.تفضلوا بقبول فائق الاحترام، + الاسم الأول، المخلص لك، المخلص، + الاسم الكامل) هو الختام المناسب. 1-في أعلى الجانب الأيسر من الصفحة، اكتب عنوان المرسل ورقم هاتفه. إذا كنت تمثل شركة، فقم بتضمين عنوان الشركة. اكتب عنوانك إذا كنت المرسل. في السطر الثاني، اكتب عنوان شارعك. في السطر أدناه، اكتب مدينتك وولايتك ورمزك البريدي. قم بتضمين رقم هاتفك بجانب عنوانك. 2-مباشرة تحت عنوان المرسل، اكتب التاريخ. يجب أن يكون سطرًا واحدًا أسفل عنوان المرسل. التاريخ مهم لسببين: سيمنح الشخص أو المنظمة إطارًا زمنيًا للعمل معه إذا كنت تحاول حملهم على إكمال مهمة في الوقت المحدد، وسيكون ذلك ضروريًا للغاية إذا كنت بحاجة إلى حفظ نسخة من الخطاب لأسباب قانونية أو للأجيال القادمة. 3-سطر واحد أسفل التاريخ، اكتب اسم المستلم. قم بتضمين عنوانه أو عنوانها في الجملة (السيد، السيدة، الآنسة، د.الخ). يجب أن يتبع اسم المستلم المسمى الوظيفي الخاص به. اكتب اسم الشركة تحت الاسم. اكتب عنوان شارع المستلم سطرًا واحدًا أسفل ذلك. اكتب مدينة المستلم وولايته ورمزه البريدي في السطر التالي. قم ببعض البحث أو اتصل بالشركة لمعرفة عنوان المستلم إذا كنت لا تعرف. استخدم تفضيل المرأة كلما أمكن ذلك (السيدة، الآنسة أو د.) استخدم الآنسة إذا كنت لا تعرف ما تفضله المرأة. 4-قم بتحية الشخص الذي تكتب إليه. ꞌسيدي العزيز / سيدتيꞌ أو إذا كنت تعرف اسم الشخص، فتوجه إليه مباشرة؛ تأكد من مخاطبته رسميًا باستخدام ꞌالقسꞌ أو ꞌالدكتورꞌ أو ꞌالسيدꞌ أو ꞌالسيدةꞌ. وقم بتضمين الاسم الكامل إذا كنت تعرف ذلك. أضف خطًا بين التحية والحرف ونقطتان بعده. 5-قم بإنشاء جسم الرسالة. يجب ألا يزيد نص الرسالة عن ثلاث فقرات. لا تكون مختصراً بما يكفي إذا كنت لا تستطيع أن تقوله في ثلاث فقرات أو أقل. داخل النص، يجب أن تكون كل فقرة متباعدة وموجهة إلى اليسار. تكلم في غرض الخطاب مباشرةً. اكتب تحية ودية في الفقرة الأولى، ثم حدد هدف الرسالة. إذا أمكن، استخدم الأمثلة الواردة في الفقرة الثانية للتأكيد على وجهة نظرك أو التأكيد عليها. تُفضل الأمثلة الواقعية دائمًا على الأمثلة النظرية. في الفقرة الأخيرة، لخص بإيجاز هدفك للكتابة وقدم بعض الاقتراحات لكيفية المضي قدمًا. 6-استخدم التحية المناسبة في نهاية رسالتك. إذا أمكن، اترك مساحة بين التحية واسمك المطبوع للتوقيع. ꞌمع خالص التقديرꞌ و ꞌالأفضلꞌ و ꞌالمخلص لكꞌ كلها عبارات مناسبة. اصنع مساحة توقيع تحت اسمك المطبوع. إذا كان ذلك ممكنًا، فقم بتضمين المسمى الوظيفي الخاص بك أسفل توقيعك في نهاية الخطاب. 7-دقق الخطاب الذي كتبته. تحقق من هجاء الأسماء والعناوين والتفاصيل الأخرى. تأكد من أن كتابتك سهلة القراءة والفهم. صحح أي أخطاء نحوية. بعد الانتهاء من كتابة رسالتك الرسمية، راجعها مرة أخرى للتأكد من أنك غطيت جميع نقاطك بدقة. لو أتممت ذلك فحان الوقت لإرسالها إلى المستلم المقصود.
