كتابة التقارير: 7 نصائح لكتابة تقرير بطريقة ممتازة
بشكل عام، تتضمن التقارير عرض النتائج وتقييم البيانات أو قضية ما، واقتراح الإجراءات المطلوبة والمقترحات والتوصيات.
هناك العديد من أنواع التقارير المختلفة:
- تقارير إعلامية.
- تقرير أكاديمي.
- تقرير المقال.
- تقارير دورية.
- تقارير الاقتراحات.
- التقارير الرسمية وغير الرسمية.
- تقارير تحليلية.
- التقارير الداخلية والخارجية.
- تقرير المبيعات.
- تقارير سنوية.
- التقارير الأسبوعية.
- تقرير المشروع.
- تقرير البحث.
- لماذا تكتب هذا المقال أولا وقبل كل شيء؟
- ما هي النقطة أو الهدف؟
- هل هذه ورقة تحليلية أم أنها ذات صلة بالأعمال؟
- قد تحتاج إلى إعداد تقرير سنوي أو تقرير إيرادات أو تقرير مالي.
ضع في اعتبارك من هو الجمهور؟ سواء كان ذلك يتعلق بالعمل، قد يكون تقريرك داخلياً للاستخدام التجاري فقط، أو قد يكون خارجياً للعملاء والمستهلكين. هل هذا تقرير ربع سنوي يجب عليك إعادة النظر فيه كل شهر أو ربع سنوي؟ هل هو لأفراد في القطاع الذي فوقك أم لقسمك؟
من الضروري فهم هدفك والجمهور لمعرفة ما سيحتوي عليه التقرير، وأين ستحتاج إلى الذهاب للحصول على بياناتك.
- 3-ابدأ بجمع بحثك شيئاً فشيئاً
ابدأ بالبحث حول وجهة نظرك وجمع المعلومات التي فحصتها والتي تحتاجها لتجميع تقريرك، قد تكون هذه مصادر عبر الإنترنت أو مذكرات أو اختبارات أو مجرد تحقيق وأرقام من إدارة علاقات العملاء ‘CRM’ لمؤسستك أو برمجة الصفقات، أضف الاستكشاف بالكامل إلى إطار عملك حتى تدرك الأرقام والبيانات المتعلقة بكل ما يهمك.
- 4-ابدأ في صياغة تقريرك
اكتب العناوين بمجرد أن يكتمل إطار عملك، وابدأ في ملء هذا بالبيانات التي حصلت عليها حتى الآن، يجب أن تكون قادراً على صياغة الاختصاصات والإجراءات والاستنتاجات الآن، والبدء في فرز ما سيظهر في ملحق التقرير.
- 5-املأ تقريرك بالمرئيات وليس بالنص فقط
- حاول ألا تملأ تقريرك بالمحتوى النصي فقط، لابد من إضافة الصور والرموز والرسوم التوضيحية والمخططات والتنسيق الواقعي طريقة رائعة لتوضيح تقريرك بشكل إضافي رائع.
- في حال كنت تعد تقرير نقدي أو مخطط تسويقي، فإن تمثيل المعلومات أمر حيوي لعرض الأرقام وأفكارك بطريقة قابلة للاستيعاب بشكل فعال.
- 6-كتابة صفحة غلاف التقرير
- 7-قيم اكتشافاتك وتوصل إلى نتيجة
الاستنتاج هو المكان الذي تفحص فيه النتائج وتفسر ما وجدته، اقرأ نتائجك للقيام بذلك واسأل نفسك أسئلة مثل، ما هي اكتشافاتك؟ وما هو الشيء المهم والمقنع للغاية بشأن المعلومات التي اكتشفتها؟ وماذا تثبت نتائجك وتنصح؟
على سبيل المثال، قد يصور قرارك كيف توضح البيانات التي جمعتها وسبب حدوث الظروف، وكيف يؤثر ذلك على الارتباط، وماذا سيحدث إذا استمرت الظروف أو لم تستمر، نصيحة مهمة هي محاولة عدم وضع المزيد من المعلومات الجديدة في الإضافة.
كتابة التقارير: 7 نصائح لكتابة تقرير بطريقة ممتازة
كتابة التقارير: 7 نصائح لكتابة تقرير بطريقة ممتازة
مهارة كتابة التقارير هامة جداً، إذ قد يطلب منك أستاذك وأيضاً مديرك فيما بعد تقديم التقارير، فلا تقلق سنوضح لك في هذا المقال 7 نصائح لكتابة التقارير بشكل ممتاز.
بشكل عام، تتضمن التقارير عرض النتائج وتقييم البيانات أو قضية ما، واقتراح الإجراءات المطلوبة والمقترحات والتوصيات. هناك العديد من أنواع التقارير المختلفة:تقارير إعلامية.تقرير أكاديمي.تقرير المقال.تقارير دورية.تقارير الاقتراحات.التقارير الرسمية وغير الرسمية.تقارير تحليلية.التقارير الداخلية والخارجية.تقرير المبيعات.تقارير سنوية.التقارير الأسبوعية.تقرير المشروع.تقرير البحث. 1-عند كتابة تقرير يجب أن تحدد هدفكقبل أن تبدأ في الكتابة، اسأل نفسك العديد من الأسئلة المختلفة من أجل تحديد هدفك:لماذا تكتب هذا المقال أولا وقبل كل شيء؟ ما هي النقطة أو الهدف؟ هل هذه ورقة تحليلية أم أنها ذات صلة بالأعمال؟ قد تحتاج إلى إعداد تقرير سنوي أو تقرير إيرادات أو تقرير مالي. ضع في اعتبارك من هو الجمهور؟ سواء كان ذلك يتعلق بالعمل، قد يكون تقريرك داخلياً للاستخدام التجاري فقط، أو قد يكون خارجياً للعملاء والمستهلكين. هل هذا تقرير ربع سنوي يجب عليك إعادة النظر فيه كل شهر أو ربع سنوي؟ هل هو لأفراد في القطاع الذي فوقك أم لقسمك؟ من الضروري فهم هدفك والجمهور لمعرفة ما سيحتوي عليه التقرير، وأين ستحتاج إلى الذهاب للحصول على بياناتك. 2-أجزاء التقرير يجب أن يبدأ كل تقرير بمخطط واضح يتضمن المكونات التالية:عنوان.جدول المحتويات.ملخص.مقدمة.الجسم.استنتاج.التوصيات.الملاحق.نصيحة، حاول ألا تبدأ أبداً أي عملية كتابة دون إنشاء مخطط تفصيلي واضح، سيساعدك هذا في تنظيم دراستك وفهم الأدوات التي تحتاجها للعثور على جميع النتائج والمواد وغير ذلك، ليست هناك حاجة إلى أن يكون هذا المخطط التفصيلي مفصلاً للغاية، ولكنه يمنحك نقطة انطلاق لتقريرك الكامل، أثناء كتابة التقرير، يمكنك الرجوع إلى هذا المخطط التفصيلي.3-ابدأ بجمع بحثك شيئاً فشيئاًابدأ بالبحث حول وجهة نظرك وجمع المعلومات التي فحصتها والتي تحتاجها لتجميع تقريرك، قد تكون هذه مصادر عبر الإنترنت أو مذكرات أو اختبارات أو مجرد تحقيق وأرقام من إدارة علاقات العملاء ‘CRM’ لمؤسستك أو برمجة الصفقات، أضف الاستكشاف بالكامل إلى إطار عملك حتى تدرك الأرقام والبيانات المتعلقة بكل ما يهمك. 4-ابدأ في صياغة تقريركاكتب العناوين بمجرد أن يكتمل إطار عملك، وابدأ في ملء هذا بالبيانات التي حصلت عليها حتى الآن، يجب أن تكون قادراً على صياغة الاختصاصات والإجراءات والاستنتاجات الآن، والبدء في فرز ما سيظهر في ملحق التقرير. 5-املأ تقريرك بالمرئيات وليس بالنص فقطحاول ألا تملأ تقريرك بالمحتوى النصي فقط، لابد من إضافة الصور والرموز والرسوم التوضيحية والمخططات والتنسيق الواقعي طريقة رائعة لتوضيح تقريرك بشكل إضافي رائع.في حال كنت تعد تقرير نقدي أو مخطط تسويقي، فإن تمثيل المعلومات أمر حيوي لعرض الأرقام وأفكارك بطريقة قابلة للاستيعاب بشكل فعال. 6-كتابة صفحة غلاف التقرير الآن هنا الجزء الممتع، وهو تصميم وكتابة صفحة غلاف للتقرير، في بعض الأحيان فد تعطى إرشادات محددة وأحيانًا لا يكون هذا هو الحال. من الجيد دائماً البدء في تحديد صفحة غلافك باستخدام نموذج بالحجم الطبيعي، هناك الكثير من قوالب غلاف التقارير وتصميمات أغلفة التقارير الجاهزة التي يمكنك الاختيار من بينها، يساعدك هذا في تحسين تصميم تقريرك وجعله أكثر من نص يتكون من كلمات بالأبيض والأسود، كما يساعدك أيضاً في إنشاء طريقة جذابة من الناحية الجمالية لتصميم صفحة العنوان لجذب جمهورك.مثال على تصميم غلاف التقرير: 7-قيم اكتشافاتك وتوصل إلى نتيجةالاستنتاج هو المكان الذي تفحص فيه النتائج وتفسر ما وجدته، اقرأ نتائجك للقيام بذلك واسأل نفسك أسئلة مثل، ما هي اكتشافاتك؟ وما هو الشيء المهم والمقنع للغاية بشأن المعلومات التي اكتشفتها؟ وماذا تثبت نتائجك وتنصح؟ على سبيل المثال، قد يصور قرارك كيف توضح البيانات التي جمعتها وسبب حدوث الظروف، وكيف يؤثر ذلك على الارتباط، وماذا سيحدث إذا استمرت الظروف أو لم تستمر، نصيحة مهمة هي محاولة عدم وضع المزيد من المعلومات الجديدة في الإضافة.
